معرفی شرکت سندپرداز

شرکت سندپرداز فعالیت خود را درسال 1371 درقالب واحد نرم افزاری شرکت دلیران نماینده رسمی و انحصاری شرکت DELL آمریکا در ایران آغاز نمود (سند مخفف سازمان نرم‌افزاری دلیران است). درآن سالها فعالیت شرکت سندپرداز متمرکز در اجرای پروژه‌های نرم‌افزاری خاص منظوره برای شرکت‌های بزرگ تولیدی بود. درسال 1376 با اتکاء به تجارب ارزشمندگذشته، شرکت سندپرداز سیستم‌های فرایندگرا را به عنوان یک راه حل کلیدی برای استقرار سیستم‌های اطلاعاتی مورد توجه قرارداد. طراحی و پیاده‌سازی سیستم فرایندی سندپرداز موسوم به S-ERP اواخر سال 1378 به اتمام رسید و اولین نسخه نرم‌افزار در همین سال به بازار عرضه گردید. از آن زمان تا کنون، شرکت سندپرداز با اتکا به نیروی انسانی مجرب خود و با به کارگیری سیستم فرایندی سندپرداز (S-ERP) افتخاراستقرار سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان شرکت‌های تولیدی متعددی را درکارنامة خود ثبت کرده است.

1. رویکرد سندپرداز

تبدیل یک سازمان کم بازده به یک سازمان چابک و کارآمد پیچیده‌تر از آنست که بتوان با راه حل‌های کلیشه‌ای مانند خرید یک بسته نرم افزاری از پیش آماده و غیرمنعطف به آن فائق آمد، به همین دلیل سیستم برنامه ریزی منابع سازمان سندپرداز (S-ERP) را باید پاسخ مناسبی به این نیازدانست پاسخی که ازسه رکن اصلی تشکیل میشود: دانش، روش و ابزار.

1.1 روش:

داشتن یک نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) و بازطراحی فرآیندهای مطلوب نمیتواند تضمین کننده موفقیت پروژه باشد. شرکت سندپرداز برای تضمین موفقیت پروژه، متدلوژی استقرار بر اساس متد ابداعی خود به نام استقرار حلزونی را برای طراحی و تضمین حرکت از وضع موجود به وضعیت مطلوب به کارمی گیرد.

1.2 ابزار: S-ERP

سیستم برنامه ریزی منابع سازمان سندپرداز (S-ERP) یک نرم افزارکاملا متناسب با نیازهای شرکتهای ایرانی است و میتواند فرآیندهای باز طراحی شده در سازمان را با هرمقدار پیچیدگی در یک ساختارکاملا یک پارچه تحت پوشش قرار داده و نرم افزارمناسب را مهیا سازد.

1.3 دانش: بازطراحی فرایندها

مکانیزه کردن سازمان بدون بازطراحی فرآیندها نه تنها به نتایج مطلوب نمی‌رسد بلکه اغلب اوضاع را بدتر میکند. شرکت سندپرداز با دراختیارداشتن دانش فنی لازم وآگاهی از به روش‌ها (Best Practices)، سازمان را در باز طراحی فرآیندهای خود یاری می‌نماید.

آشنایی با S-ERP

سیستم فرایندی سندپرداز ماهیتا نرم افزاری است که متناسب با مدیریت چرخه عمر پروژه طراحی، اجرا و استقرار می‌یابد. سیستم فرایندی سندپرداز(S-ERP)، یک سیستم اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیم است که اطلاعات و فرایندهای مبتنی بر اطلاعات سازمان را در داخل واحدهای سازمانی و بین آنها و هم‌چنین روابط این واحدها را با خارج سازمان، یکپارچه می‌کند. S-ERP مجهز به ابزاری به نام فرایندسازخودکار (Auto-Process-Builder) می‌باشد که طراح ارشد سیستم را قادر می‌نماید با ترسیم فرایندها، یک سیستم اطلاعاتی متناسب با نیازهای سازمان را به ساده‌ترین شکل ممکن آماده سازد. ویژگیهای شاخص این سیستم (که به تفصیل در مستندات معرفی محصول ذکر شده) امکان این هماهنگی سیستم و روش را به سندپرداز می‌دهد. این خصوصیات به اجمال عبارتند از فرآیندگرایی، تطابق پذیری، توسعه پذیری، تغییرپذیری، فراگیری، برنامه پذیری، اتصال پذیری و حفظ یکپارچگی.

با استفاده از این سیستم نرم افزاری و با کمک روشهای مدیریت پروژه این امکان برای کارفرما بوجود می‌آید تا با مخاطرات کمینه و در بازه زمانی و راندمان پیشرفت کاری مناسب به سیستم مطلوب با خصوصیات مورد نظر خود دسترسی پیدا کرده و از آن بهره برداری نماید

سیستم‌های جامع سازمانی، به عنوان یک راه‌حل جامع برای انواع مسایل اطلاعاتی سازمان، گستره وسیعی از مفاهیم، دانش و ابزار را شامل می‌شوند. گستره‌ای که شرکت سندپرداز در تجربه طولانی و موفق تعامل با مشتریان بزرگ صنعتی، بصورتی کامل مورد کاوش قرار داده و با تولید ابزارهای بسیار کارامد نرم‌افزاری و فراهم آوردن انباره غنی از روشهای عملیاتی مدیریت و مهندسی، به عنوان راه‌حلی اختصاصی برای نیازهای اختصاصی مشتریان عرضه می‌دارد.

در حوزه ابزار، سیستم جامع سندپرداز ، سیستم فرایندی سندپرداز (S-ERP)، مجموعه ابزارهای زیرساختی نظیر فرایندساز خودکار (Auto-Process-Builder) و TPSهای قدرتمند مالی، منابع انسانی، انبار و ... به تناسب و در کاربرد مناسب، زیرساخت لازم برای اتوماسیون فرایندها را فراهم نموده، با محقق ساختن ثبت اطلاعات بصورت یکپارچه، ایجاد گزارشهای تصمیم‌ساز را برای مدیران و کارشناسان سازمان امکانپذیر می‌نماید. اما در کنار این ابزارهای مؤثر و توانمند، مطالعه و اصلاح فرایندهای سازمان، آموزش مستمر کارکنان، استفاده از تجربیات موفق گذشته و انتقال دانش سازمانی لازم، استفاده از روش اختصاصی استقرار (استقرار حلزونی) و روش مدیریت پروژه، پشتیبانی فراگیر و ... در کنار هم، تضمین‌کننده موفقیت استقرار ERP در سازمان است.

در حقیقت سیستمهای سندپرداز، سیستمهای اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیم می‌باشند که اطلاعات و فرایندهای مبتنی بر اطلاعات سازمان را در داخل واحدهای سازمانی و بین آنها و هم‌چنین روابط این واحدها را با خارج سازمان، یکپارچه می‌نمایند. این سیستم‌ها، طراح ارشد معماری سازمانی و مشاوران سازمان را قادر می‌سازند با ترسیم نموداری فرایندها، یک سیستم اطلاعاتی متناسب با نیازهای سازمان به ساده‌ترین شکل ممکن آماده نمایند.

بنابراین اعتقاد متخصصان شرکت سندپرداز بر آن است که مکانیزه کردن سیستم‌های موجود راهکاری برای حل بحران نیست و نه تنها منجر به رفع مشکلات نمی‌شود، بلکه در اغلب اوقات وضع را بدتر می‌کند. به عبارت دیگر لازم است با تمرکز بر مأموریت هر فرایند و با اتکا بر فناوری‌های اطلاعاتی، ساختارهای صلب وظیفه‌گرا به سازمان‌های انعطاف‌پذیر فرایندگرا تبدیل شوند، فعالیت‌ها و پیچیدگی‌های فاقد ارزش حذف گردند و با واگذاری کنترل‌های داخلی به سیستم، ضمن کاهش هزینه‌ها و افزایش سرعت، فرایندها روان و چابک شوند؛ در حقیقت، فاصله بین اطلاعات و تصمیم‌گیری در سازمان کوتاه گردد.

مهم آنست که فرایندها در هر سازمان، اختصاصا و متناسب با نیازهای آن سازمان طراحی شوند (نمی‌توان فرایندها را از یک سازمان به سازمان دیگر نسخه‌برداری کرد) زیرا برای طراحی کارامد فرایندها، مؤلفه‌های زیادی باید مد نظر قرار گیرد، از قبیل ابعاد سازمان، پراکندگی جغرافیایی، فرهنگ سازمانی، ثبات مدیریت، منابع تکنولوژیکی، ساختار سازمانی، سازمانهای غیررسمی، میزان رقابتی بودن بازار، موقعیت سازمان در بازار، سن سازمان، قوانین حکومتی، استانداردها و ... . به عبارت دیگر، مهندسی مجدد فرایندها (BPR)، راه‌حلی کاملا اختصاصی برای مشکلات کاملا اختصاصی سازمان‌هاست و برخورد گروهی و کلیشه‌ای در بازطراحی فرایندها، امری ناصواب است و در اکثر موارد عامل آشفتگی اوضاع می‌شود. حتی در ادوار مختلف عمر یک سازمان نیز باید فرایندها را بطور متناسب بهبود بخشید.

1.1 مشخصات فنی

1.1.1.1 بستر نرم افزاری

بر اساس فرضیات و مقتضیات معماری انتخابی، و در چارچوب مدل فرایند اختصاصی‌شده، بطور کلی فناوریهای ذیل برای پیاده‌سازی نرم‌افزار به کار گرفته شده است.

· سیستم عامل سرور : Windows Server 2008-2016

· موتور پایگاه داده : MS SQL Server 2014

· ابزار گزارش سازی: Crystal Report

1.2 ویژگیهای سیستم فرآیندی سندپرداز

مجموعه ویژگی‌های ذیل، سیستم فرایندی سندپرداز(S-ERP) را از جهات مختلف، از سایر ابزارها متمایز می‌نماید:

· فرایندگرایی: S-ERP نگاه ویژه‌ای به مفهوم فرایند دارد و با شناسایی فعالیت‌ها و توالی و ارتباط منطقی بین آنها، توصیف افقی (فرایندی) از سازمان را جایگزین توصیف عمودی (وظیفه‌ای) می‌نماید.

سازمان

فرآیند

واحدهای سازمانی فعالیت‌ها

· مانیتورینگ و ردگیری: S-ERP یک سیستم فرایندگرا است که به دلیل ثبت فعالیت‌های مرتبط با یک فرایند و درک پیوندهای منطقی بین فعالیت‌ها، امکان مانیتور کردن فرایند‌ها را بوجود می‌آورد، به گونه‌ای که کاربر هنگام ارتباط با سیستم، از فعالیتهایی که در کارتابل او قرار گرفته آگاه گشته، و قادر به پیگیری پیشرفت هر فرایند خواهد بود. مثلا مسؤول سفارشات می‌تواند کنترل نماید که یک سفارش خاص، در چه مرحله‌ای است، چه تعداد از اقلام این سفارش تولید شده و چه تعداد باقی مانده است و مقدار باقیمانده در چه زمانی تحویل خواهد شد.

· اعتبارسنجی فعالیت هاا: برای انجام موفقیت‌آمیز هر فعالیت، ممکن است علاوه بر لزوم اتمام فعالیت‌های ماقبل و رعایت توالی عملیات، کنترل‌های دیگری نیز ضروری باشد. مثلا برای صدور حوالة فروش، ممکن است لازم باشد سقف اعتباری مشتری سنجیده شود، و فرضا اگر سقف اعتباری مشتری پر شده باشد، سیستم با هشدار مناسب از صدور حواله فروش خودداری نماید. با استقرار S-ERP کلیة کنترل‌های مورد نیاز، بصورت درون‌زا و لحظه‌ای توسط سیستم اعمال می‌گردد.

· روزآمدی اطلاعات: در سیستم فرایندی سندپرداز، تقریبا تمام اسناد حسابداری توسط سیستم صادر می‌شود و سیستم برای حفظ سازگاری اطلاعات بین عملیات صورت‌پذیرفته و ثبت رکوردهای مالی مرتبط، از تغییر اسناد خودکار توسط کاربر، جلوگیری نموده و هرگونه اصلاح و تغییر را (مادامی که اسناد توسط واحد مالی تأیید نشده است) از مبدأ الزام می‌دارد.

· تغییرپذیری: یکی از ویژگی‌های بسیار برجستة سیستم فرایندی سندپرداز، قدرت تغییرپذیری آنست. چرا که ارزش یک سیستم اطلاعاتی در دوران حاضر، ارتباط مستقیم با قابلیت انطباق آن در مقابل تغییرات آتی دارد و این مهم در گرو تغییرپذیری سیستم در قبال تغییر در فرایندهای سازمانی است. تغییرپذیری سیستم فرایندی سندپرداز، امکان قدرتمندی است که بهبود مستمر سیستم را ممکن ساخته و توسعه پلکانی را میسر می‌سازد.

· مدیریت بر فرایندها: پایش فرایندها از طریق مقایسه عملکرد واقعی سازمان در انجام فرایندها با شاخص‌های مورد انتظار، سازمان را در مدیریت بر فرایندها و بهبود پیوستة آنها یاری می‌دهد. S-ERP به دلیل ساختار فرایند محور، عملکرد سازمان را در اجرای فرایندها، بصورت دائمی، ارزیابی و گزارش می‌نماید. مثلا اگر یک مدیر، تمایل به اطلاع از پاسخ این سؤال داشته باشد که آیا در واحد فروش، درخواست‌های مشتریان با سرعت مناسب و تعریف‌شده تبدیل به پیش فاکتور می‌شود یا خیر، سیستم فرایندی سندپرداز قادر است، با محاسبة میانگین فاصله، بین تاریخ پیش فاکتورها و تاریخ درخواستهای مشتریان، زمان اجرای فرایند را گزارش و نمودار مربوط را ترسیم نماید. S-ERP قادر است، شاخص‌های مختلفی از قبیل درصد تحقق اهداف، هزینه اجرای فرایندها، نسبت خوش قولی و تعهد و امثال آنرا بطور پیوسته، ارزیابی و گزارش نماید.

· یکپارچگی و سازگاری اطلاعات: S-ERP به دلیل پوشش افقی سازمان (پوشش فرایندی)، یکپارچگی اطلاعاتی سازمان را تضمین می‌کند. هر زیرسیستم S-ERP، اطلاعات خود را در پایگاه داده‌های واحد ثبت می‌نماید و به هنگام نیاز، اطلاعات مورد نیاز را عینا از همان پایگاه داده‌ها دریافت می‌کند. در واقع در S-ERP، افزونگی داده‌ها وجود ندارد و مغایرت بین زیر سیستمها از بین رفته، سازگاری اطلاعات تضمین می‌گردد.

· قیمت تمام شده: لایة قیمت تمام شدة سیستم فرایندی سندپرداز، متولی انجام محاسبات بهای تمام شده محصولات است که بر اساس مبانی از پیش تعریف شده و با استناد به عملیات واقعی صورت پذیرفته (با کمترین دخالت کاربر) به انجام می‌رسد. این سیستم قادر است با اتکا به کنترل‌های داخلی و در دوره‌های محاسباتی یک ماهه، ضمن تجزیه بهای تمام شده محصول در مراکز مختلف به تفکیک مواد، دستمزد (ثابت و متغیر) و سربار (ثابت و متغیر)، انحرافات از استاندارد را نیز بصورت کامل گزارش نماید.

· انطباق‌پذیری: S-ERP از قدرت فوق‌العاده‌ای در انطباق با نیازهای سازمان برخوردار است.

· توسعه‌پذیری: در S-ERP امکان حرکت تدریجی به سمت فرایندهای مطلوب وجود دارد و می‌توان سیستم اطلاعاتی را به مرور گسترش داد (استقرار حلزونی)، در حالیکه در سایر راه‌حل‌ها، این نوع توسعه امکانپذیر نیست.

· تغییرپذیری: بسیاری ابزارها حتی اگر در یک دوره پاسخگوی نیازهای سازمان باشند، جوابگوی نیازهای جدید سازمان نخواهند بود. S-ERP در مقابل تغییرات، یک سیستم خوش‌رفتار است و این امکان را فراهم می‌آورد که همپای تغییر در نیازهای سازمان، تغییرات در سیستم نیز اعمال شود، بدون آن که سابقه اطلاعات نابود یا مخدوش گردد .

· فراگیری: S-ERP فرایندهای اصلی سازمان را از قبیل فروش و بازاریابی، خرید و تدارکات، برنامه‌ریزی و کنترل تولید، فنی و فرایندهای مالی، بطور کامل و بدون گسستگی پوشش می‌دهد.

· اتصال‌پذیری: S-ERP قادر است با سیستم‌های خارج از سازمان تبادل اطلاعات نماید. این تبادل از قبیل اخذ سفارش از مشتری و درخواست خرید از تأمین‌کنندگان است. به عبارت دیگر، ممکن است قسمتی از فرایند، خارج از سازمان اجرا گردد.

· برنامه‌ریزی: در S-ERP به دلیل اطلاع به هنگام از ظرفیت منابع و استانداردهای تولید، امکان برنامه‌ریزی دقیق وجود دارد.

· دوران گذر: علاوه بر طراحی صحیح فرایندها، ترسیم نقشه راه برای رسیدن به فرایندهای مطلوب مورد نیاز است. زیرا فرایندهای جدید باید بدون اختلال در امور، جایگزین فرایندهای جاری گردند و این اقدامی‌ پیچیده است که با استفاده از قدرت توسعه‌پذیری سیستم فرایندی سندپرداز می‌توان آن را مدیریت نمود.

· غلبه بر مقاومت سازمانی: یکی از مهمترین دلایل مقاومت سازمانی در مقابل تغییر سیستم، آنست که مدیران میانی و کاربران، تمایل چندانی به پذیرش سیستمی‌که در طراحی آن نقش نداشته‌اند و به آنان تحمیل شده است، ندارند. بخشنامه‌های اداری که توسط مدیران ارشد برای استقرار سیستم جدید صادر می‌شود، نه تنها منجر به موفقیت استقرار سیستم نخواهد شد، بلکه عموما نوعی نگرش منفی و مقاومت نامطلوب ناشی از تحمیل سیستم جدید نیز در کاربران و مدیران میانی ایجاد می‌نماید. راه غلبه بر مقاومت سازمانی، مشارکت دادن کاربران در فرایند طراحی و استقرار سیستم است. سیستم فرایندی سندپرداز به دلیل خصوصیات پارامتریک، قادر است فضای تعاملی و مشارکتی بسیار مناسبی ایجاد نماید که در آن مدیران و کاربران، با طرح خواسته‌های خود و برآورده شدن آن توسط سیستم، به نحو مطلوبی مشارکت فعال داشته باشند.

1.1 نتایج استقرارسیستم فرآیندی سندپرداز در سازمان

پس از بهبود فرایندها و استقرار سیستم ، نتایج کلی زیر در سازمان مورد انتظارخواهد بود.

· یکپارچگی کامل در سطح اطلاعات و عملیات

· پیاده‌سازی فرآیندهای متناسب با نیاز سازمان

· جایگزینی گردش اطلاعات به جای گردش مستندات

· در دسترس بودن اطلاعات برای کسانی که اجازه دسترسی دارند

· بازنگری و بهبود در فرایندها و فرم‌های در جریان

· ثبت و بازیابی اطلاعات ارزشمند بصورت غیرتکراری و کاملا سازگار

مشخصات کلیدی سیستم فرایندی سندپرداز

S-ERP

حوزه نفوذ محصول S-ERP

این شرکت در راه حل جامع خود تمامی سیستمهای مورد نیاز صنعت شما را تامین می‌نماید:

حوزه مالی: ( حسابداری مالی/ خزانه داری / حقوق و دستمزد / دارایی ثابت / حسابداری انبار ... )

فرایندهای اداری: ( اتوماسیون اداری، منابع انسانی ، مدیریت ظایف )

فرایندهای فروش: (فروش داخلی ، فروش خارجی ، فروش قراردادی ، سیر فروش ، فروش خدمات کارمزدی)

فرایند‌های پخش: ( فرایندهای پخش گرم، فرایندهای پخش سرد، فرایندهای توزیع ، ثبت سفارش اینترنتی، سیستم سفارش گیری و فروش همراه ( اندروید )، سیستم رهگیری ناوگان)

فرایندهای تامین: ( تدارکات داخلی، سفارشات خارجی، مدیریت تامین، ارزیابی تامین کنندگان )

فرایندهای تولیدی: (کنترل مواد ، کنترل تولید ، کنترل کیفیت ، ضایعات ، توقفات ، آزمایشگاه.. )

فرایندهای برنامه ریزی: ( برنامه ریزی تولید ، برنامه ریزی مواد ، برنامه ریزی ماشین آلات و نیروی انسانی( (MRP , MRPII)، کانبان تولید )

نگهداری و تعمیرات ( تعمیرات اضطراری ، تعمیرات پیشگیرانه و تعمیرات مبتنی بر وضعیت )

خدمات پس از فروش: ( گارانتی، تعمیرات، نمایندگی، شعبه، تعمیرگاه و ... )

سیستم‌های مدیریتی: ( بهای تمام شده ، بهای تمام شده بر مبنای فعالیت ( ABC) ، بودجه ، گزارش دهی مدیریت ، داشبورد و هوش تجاری )